LEIETAKERNES NYE KRAV

Gårdeiernes hverdag er i sterk endring. Stadig flere leietakere har behov for å kunne snu seg raskt, og tradisjonelle leiekontrakter har derfor sine klare begrensninger.  De er for rigide.

Etterspørselen etter ulike typer coworking-lokaler er god, og det er behovet for smidighet som gir de nye konseptene vind i seilene. Leietakernes kravspesifikasjon omfatter fleksibel bruk av lokalene, mulighet for opp- og nedskalering, exit-adgang og opsjon på forlengelse.

Interiørarkitekt MNIL Trond Ramsøskar, Ramsøskar Interiørarkitekter

Vi har snakket med to av leietakerne i Thon Flex på Karl Johan om hvorfor de valgte coworking-lokaler. Thomas Isegg er Country Manager Norway for roaring.io, et svensk selskap som leverer løsninger for automatisering av kundeopplevelser og forretningsprosesser: De fleste virksomheter er avhengige av kvalitetsdata fra sikre kilder som for eksempel skattemyndigheter, foretaksregistre og kredittopplysningsselskaper.  Roaring forer bedriftenes roboter med slike data for så å overvåke og vedlikeholde disse. Den norske delen av selskapet ble startet opp i september 2019.

  • Ved valg av lokaler var jeg opptatt av at vi skulle komme raskt opp og stå. Beliggenhet var det viktigste: Vi ønsket oss sentrale lokaler i en hyggelig og representativ del av byen. Mixen av fasiliteter måtte også være riktig. Vi etterspurte free seating i åpent landskap, men også god tilgang på avskjermede arbeidsplasser, møterom og stillerom.

Thomas Isegg la også avgjørende vekt på estetikk og mener at Thon Flex og Ramsøskar har gjort en god jobb:  Lokalet er nytt og fresht, og kombinasjonen av byggets opprinnelige rustikke teglvegger med moderne interiørelementer anser han som vellykket. Stor takhøyde bidrar dessuten til svært luftige lokaler. Etter Iseggs oppfatning er de høye parkeringsutgiftene midt i sentrum det eneste skåret i gleden.

Arbeidsprosessene styrer

Roaring holder til i byggets mest fleksible etasje. Her leier man ikke et bestemt areal, men bruk av hele lokalet og alle fasiliteter. Det eneste man behøver å ha med seg er egen PC.

Thomas Isegg beskriver arbeidsprosessene sine som en mix mellom produksjon og møter – enten på Skype, telefon eller fysisk ute hos kunden. Selv trives han aller best når han kan jobbe fra sofaen i en avskjermet booth i lokalet.

  • Det er komfortabelt og greit. Når jeg har behov for konsentrasjon eller skal gjennomføre møter, velger jeg et stillerom. Skjermede glassbåser er også ideelt: Lyden stenges ute, men man går ikke glipp av livet i lokalet.

Åpne coworking-arealer egner seg svært godt for små oppstartbedrifter, mener Thomas Isegg. Når bemanningen overstiger fem personer, vil han vurdere egne lokaler, men gjerne i et kontorfellesskap som tilbyr alle fasiliteter.

  • Hovedfordelen med dette konseptet er at jeg får et arbeidsmiljø. Det er liv og røre rundt meg, og jeg har folk å spise lunsj sammen med dersom jeg ønsker det. Jeg får også et faglig miljø der jeg kan dele kunnskap og ideer med andre. Om man benytter seg av denne muligheten avhenger nok litt av alder og personlighet.  Rendyrkes denne tanken, er det fullt mulig å bygge opp faglige clustre som gir merverdi til alle involverte.

Isegg ser for seg at allerede gode fasiliteter kan foredles ytterligere, for eksempel gjennom tilleggstjenester som leietakerne kan velge å benytte seg av. En kaffemeny av topp kvalitet er et eksempel, lunsjtilbud et annet:

  • Å spise lunsj midt i sentrum er en kostbar fornøyelse. Jeg er overbevist om at et fleksibelt catering-tilbud ville være konkurransedyktig sammenlignet med å spise ute. Når mat leveres på døren, behøves verken kjøkken eller annen infrastruktur.

Alder avgjør

Thomas Isegg omtaler seg selv som aldermessig midt imellom. Slik han ser det, vil de fleste godt voksne medarbeidere ønske fast plass i et rolig miljø, mens yngre folk gjerne jobber hvor som helst med PC’en i fanget. I en rekrutteringssituasjon er det viktig å ta høyde for aldersvariasjoner i organisasjonen:

  • Jobbsøkernes førsteinntrykk betyr langt mer enn vi tror. Arbeidsplassens beliggenhet har mye å si, og den bør ha en fresh og innbydende atmosfære. Spesielt gjelder dette for milenniumsgenerasjonen. Folk som tilhører denne, er svært bevisste og stiller krav både mht. estetikk og arbeidsgivers verdimessige ståsted. At du for eksempel resirkulerer og gjenbruker blir tillagt vekt av de yngre. De færreste i min generasjon undersøker potensielle arbeidsgiveres verdisyn før de undertegnet ansettelsesavtale.

Thomas Isegg er ikke i tvil om hva som må være kjernen i coworking -konseptene: beliggenhet, fleksibilitet, estetikk og tilgang på fasiliteter. Resten er pynt.

Leiekontrakten må ikke være en hindring

Karl Fredrik Agnalt er daglig leder i Storyboard AS, et firma som leverer digitale læringsløsninger: læringsportaler, e-læringskurs og gamification, dvs. såkalt ”serious gaming” med læring som mål. Selskapet har 15 års fartstid og 10 medarbeidere med til sammen fire hovedkompetanser: pedagogikk, design, tekstproduksjon og teknologi.

Digital læring er et felt i vekst, og for bedrifter som Storyboard er det viktig at leiekontraktene ikke står i veien når nye muligheter dukker opp:

  • Det er vanskelig å forutsi hvordan vi kommer til å utvikle oss. Det som er en god løsning i dag, kan være en hemsko før det har gått veldig lang tid. Vi kan vokse organisk, vi kan samarbeide med eller slå oss sammen med andre, og vi må selvsagt også ha rom for å gjennomføre tidsbegrensede prosjekter av ulik størrelse. En tradisjonell leiekontrakt kan låse oss inne og begrense handlingsrommet.

Storyboards tidligere adresse var Havnelageret. To alternativer ble grundig vurdert da selskapet måtte finne nye lokaler. I det ene tilfellet var leiekontrakten på fem år og depositumet høyt. Utleier var dessuten lite imøtekommende mht. nødvendig oppgradering av lokalene. Leietaker måtte ta kostnadene selv, og Storyboard konkluderte med at tilbudet på bakgrunn av standard var for dyrt og lite fleksibelt.

  • Thon FLEX hadde en annen innfallsvinkel. Leieavtalen vår er på 1,5 år med vanlige oppsigelsesvilkår etter den tid. Like viktig er det at vi kan disponere en rekke fasiliteter som vi er for små til å ha på egen kjøl. I vår bransje har vi ofte kunder på besøk, og vi er avhengige av å samarbeide tett med dem om løsningene som skal leveres. Vi er spesialister på formidling og verktøy, kunden er spesialist på det som skal formidles. Et godt resultat forutsetter gode utviklingsprosesser.

Gir et riktig bilde av selskapet

For Storyboard er derfor representative lokaler og gode møterom et must. Også han er fornøyd med Thon Flex og Ramsøskar. Coworking-konseptet oppleves som skreddersydd for selskapets arbeidsprosesser:

  • Medarbeiderne våre er vant til å sitte i kontorlandskap. De fleste jobber hovedsakelig på skjerm, og nødvendig samhandling foregår på arbeidsplassene i landskapet. Når vi leier to rom, skyldes det at medarbeidere med ansvar for support jobber på Skype store deler av tiden. Det ville forstyrre de øvrige om alle skulle sitte samlet. Det avskjermede support-rommet fungerer også som prosjektrom ved behov.

2.etasje i bygget er den mest fleksible og kan benyttes av alle leietakere. Karl Fredrik Agnalt legger ikke skjul på at dette er en av årsakene til at lokalene er attraktive for Storyboard:

  • Når medarbeiderne har behov for ro og konsentrasjon, kan de trekke ned. Det gjør de også når de har workshops med kunder for å utvikle konsepter og læringsmål. Slike prosesser forutsetter nok armslag og plass til papirruller og post it-lapper. Lokalene er godt egnet for ideutvikling og andre typer samhandling. De er moderne og formidler det inntrykket vi ønsker at kundene skal ha av Storyboard.

Agnalt mener bedriftens lokaler har mye å si for nyrekruttering, men også når det gjelder å holde på dyktige folk. Han ser ingen generasjonsforskjeller i sin arbeidsstokk:

  • Vi kom fra fine kontorer med sentral beliggenhet. Det ville opplagt ha blitt en nedtur om vi hadde valgt lavere standard og dårligere beliggenhet. For oss var det avgjørende å få funksjonelle sentrumslokaler til en fornuftig pris.

Avslutningsvis understreker Karl Fredrik Agnalt at det i dag er svært enkelt å skifte lokaler. Flyttelasset er minimalt; permer og fysiske dokumenter er så godt som eliminert. Spissformulert: Storyboards medarbeidere kvittet seg med det meste, tok PC’en under armen og spaserte til ny adresse. Strabasiøse flytteprosjekter er et tilbakelagt stadium og har dermed ingen avskrekkende effekt. Også dette er det viktig for gårdeiere å være klar over.